Brasil/FISL17/FISL Playbook v1.0

Introdução

O Fórum Internacional Software Livre é realizado durante todos os anos em Porto Alegre pela ASL - Associação Software Livre, é um grande evento com foco em tecnologias abertas, é o espaço de palestras, comunidades, debates e exposições.

O FISL é muitas vezes o único grande evento que as comunidades de modo geral participam e se unem, devido a isso é um importante evento para as comunidades de software livre brasileiras.

A Mozilla Brasil tem participado durante muitos anos do evento e levado muitos voluntários para desenvolver atividades em diversas modalidades previstas pelo evento, este tem sido um evento muito significativo para a nossa comunidade.

Este Playbook é um guia com boas práticas de organização da participação da comunidade no evento, desenvolvido com base em toda experiência adquirida durante a organização do FISL17.

A organização de um grande evento exige planejamento e responsabilidades, procure o representante Mozilla da sua região, ele pode dar assessoria durante o planejamento, apresentação e organização da logística, mas com apoio de todos os voluntários interessados.

Boa leitura!

Definindo a participação

A participação da Mozilla Brasil no FISL precisa ter interesse da comunidade, nada melhor que fazer uma rápida introdução sobre o evento no Discourse da Mozilla Brasil e marcar uma reunião para definir focos de trabalhos.

Agenda para a primeira reunião

• Introdução sobre o FISL17
• Resultados alcançados em outras edições do FISL
• Participação dos voluntários da comunidade no FISL
• Objetivos e métricas
• Time de organização

Busque informações no site oficial da atual edição do FISL e apresente a todos os voluntários na primeira reunião, fale também sobre o sucesso da participação da Mozilla em outras edições, mostre fotos e os resultados quantitativos, comece a discussão sobre quem pode participar do FISL pela comunidade e os objetivos.

Ideia de critérios para participar do FISL

• Fazer parte da comunidade pelo mínimo 6 meses;
• Fazer parte ativamente de um time funcional da comunidade;
• Interesse em enviar uma proposta de atividade para uma das modalidades de participação.

Definindo objetivos e métricas

É importante definir objetivos claros da participação da comunidade, sem isso é como navegar pelo oceano sem rumo e expectativas futuras.

O objetivo é o que você gostaria de alcançar e fazer durante o evento, ele é seguido de métricas quantitativas para medir o sucesso/alcance dos objetivos.

É necessário criar métricas que se conectam a cada um dos objetivos, ao final do evento será uma forma de saber se aquele objetivo em específico foi alcançado.

Exemplos de objetivos:

• Engajamento de novos voluntários na Mozilla Brasil;
• Promoção do Mozilla Firefox, Mozilla Firefox Developer Edition;
• Recrutamento de desenvolvedores de Connected Devices;
• Engajamento de voluntários no SUMO Brasil;
• Promoção da Mozilla Developer Network.

Exemplos de métricas:

• 50 novos voluntários na comunidade;
• 300 instalações do Mozilla Firefox;
• 200 Instalações do Mozilla Firefox Developer Edition;
• 5 novos desenvolvedores para o projeto Connected Devices;
• 10 novos voluntários no SUMO Brasil;
• 100 novas interações no SUMO;
• 10 artigos localizados da Mozilla Developer Network.

Time de organização

O time de organização é necessário para garantir a comunicação, logística e tudo que se fizer necessário para manter a transparência e garantia de continuidade das tarefas a serem realizadas.

O time pode ser organizado em 3 segmentos com pelo menos 1 pessoa em cada segmento:

Logística: solicitação de recursos a Mozilla, processamento de recursos para voluntários, hospedagens, transporte local, alimentação e contratos.

Programação e Comunicação: Comunicar a comunidade sobre a evolução da organização, definir a programação e escala de atividades, assim como responsabilidades.

Relacionamento e resultados: Prestar contas dos resultados esperados, obter feedback dos voluntários sobre a organização e atender aos pedidos de pós organização junto com o segmento de logística.

Participação de voluntários

Após definido os critérios de participação dos voluntários no FISL e abertura para novas ideias no Discourse é hora de abrir um formulário para os voluntários se candidatarem, algumas ideias de campos a serem respondidos:

• Nome completo;
• Link para Mozillians;
• Time funcional;
• Atividades interessadas em desenvolver (pode escolher mais de uma):
• Workshops;
• Palestras;
• Mesa de comunidade (campanhas e onboarding);
• Atividades entre comunidades;
• Firefox Costume;
• Redes sociais e produção de mídia.

Lembre-se que isso pode variar dependendo dos critérios de seleção definidos de forma coletiva nas reuniões.

Seleção

Crie 2 grupos de seleção: novos e veteranos voluntários e assim fazer desempate por critérios “bônus”, voluntários que não preenchem os requisitos podem ser desclassificados, mas lembre-se que se o orçamento permitir é interessante abrir oportunidades para voluntários que tem feito um grande trabalho na comunidade recentemente.

Programação

Incentive os voluntários que inscreveram suas atividades a adicionarem a um documento colaborativo, dessa forma todos tem acesso a todas atividades que serão desenvolvidas durante o evento.

Verifique se as atividades foram aprovadas pela organização do FISL17 e comece a criar uma agenda de atividades da Mozilla, assim que todas as atividades forem adicionadas e aprovadas faça um post-blog e anuncie a grade de atividades da comunidade no evento!

Recursos

Há recursos que devem ser solicitados a organização do evento para garantir as atividades da comunidade, algumas dicas de recursos a serem solicitados:

• Slots para palestras na área de comunidades;
• Bancada de comunidade;
• Mini evento/Auditório.

Para cada recurso solicitado a organização do FISL pode solicitar uma contrapartida financeira para cobrir os custos, verifique com o representante Mozilla responsável pela logística a viabilidade financeira para cada item.